Psychologie Was Teams beim Umstieg ins Homeoffice geholfen hat
Um ad hoc auf Distanz zusammenzuarbeiten, brauchen Teams Vertrauen, Kommunikation und die passende Technik. Nach der Krise muss die Gruppe sich neu finden.
Die Coronakrise hat im Jahr 2020 Teams von heute auf morgen ins Homeoffice gezwungen: Menschen, die es gewöhnt waren, sich täglich am selben Ort zu sehen, mussten auf Distanz zusammenarbeiten. Ob das gut klappt oder nicht, hängt besonders von Vertrauen und Kommunikation ab, und davon, ob die eingesetzte Technik zur Aufgabe passt. Das hat eine Befragung von 110 Beschäftigten während des ersten Lockdowns im April 2020 ergeben. Ein Team aus der Arbeitsgruppe Wirtschaftspsychologie der Ruhr-Universität Bochum (RUB) unter Leitung von Prof. Dr. Annette Kluge hat die Ergebnisse in der Zeitschrift Arbeits- und Organisationspsychologie vom 16. September 2021 veröffentlicht.
Die Forscherinnen wollten wissen, welche Faktoren mit einer erfolgreichen Anpassung von Teams an den neuen virtuellen Arbeitskontext zusammenhängen. „Für Situationen wie die nach dem Ausbruch von Covid-19, in denen Organisationen dazu gezwungen waren, co-lokalisierte Teamarbeit unmittelbar auf virtuelle Teamarbeit umzustellen, war ungewiss, ob bekannte Erfolgsfaktoren für virtuelle Teamarbeit anwendbar sind“, erläutert Greta Ontrup vom Studienteam.
E-Mail oder Videokonferenz – es muss zur Aufgabe passen
Die Ergebnisse der Online-Befragung zeigen, dass vor allem Vertrauen, Kommunikation und der sogenannte Task-Technology-Fit die wahrgenommene Teamleistung beeinflussen. „Gerade letzteres, die Passung der eingesetzten Technologie zur Aufgabe, ist für viele Teams neu“, so Greta Ontrup. Häufig setzen die Teammitglieder die gleichen Technologien für verschiedene Aufgaben ein – unabhängig davon, welche Charakteristika die jeweilige Aufgabe hat. „Im Prinzip funktioniert das auch, ist aber möglicherweise ineffektiver und bindet mehr Ressourcen“, erklärt Greta Ontrup. Ein Beispiel: Wenn ein Problem auftritt, nutzen Teammitglieder ausschließlich die Kommunikation über E-Mail. Eine mögliche Folge könnte sein, dass Missverständnisse auftreten und das Lösen des Problems durch die E-Mail-Kommunikation mehr Zeit in Anspruch nimmt. Bei komplexeren Aufgaben wie der Problemlösung sollten Teams daher eher auf Videokonferenzen zurückgreifen, also eine passendere Technologie für die Aufgabe nutzen. Umgekehrt gilt, dass man bei weniger komplexen Aufgaben auf diese medienreiche Technologie auch verzichten kann.
Forscherinnen empfehlen Richtlinien
„Die Ergebnisse deuten darüber hinaus an, dass die Ad-hoc-Umstellung einen neuen Teamzyklus eingeleitet haben könnte“, sagt Greta Ontrup. „Das bedeutet, dass nach der Krise nicht einfach business as usual funktioniert.“ Führungskräfte scheinen nach der Krise ein neues Team zu führen. Die Teams waren primär mit interpersonellen Prozessen statt aufgabenbezogenen Prozessen beschäftigt, beispielsweise stärker mit dem Aufbau von Vertrauen als mit der Koordination von Aufgaben. „Das ist ein Muster, welches wir üblicherweise eher bei neu formierten Teams sehen“, erklärt Ontrup. Die Forscherinnen plädieren dafür, Teams Zeit zu geben, in dem neuen Kontext Vertrauen aufzubauen, Technologien an Aufgaben anzupassen, zu kommunizieren und sich schließlich neu zu finden. Sie empfehlen Richtlinien, die Teams auf zukünftige Ad-hoc-Umstellungen von co-lokalisierter auf virtuelle Teamarbeit vorbereiten können.
