Eindeutig und transparent Die neuen E-Mail-Adressen für die RUB

Update vom 26.9.2023

Neue Studierende bekommen seit Mai 2023 bereits die neue E-Mail-Adresse, nun sind die Bestandsstudierenden an der Reihe: Sie haben für ihr E-Mail-Postfach ein „Alias“, eine zusätzliche Adresse, mit der Endung @edu.ruhr-uni-bochum.de erhalten.

Das bedeutet: Bestandsstudierende können in ihrem Postfach nun zusätzlich E-Mails empfangen, die an die Alias-Adresse adressiert sind. Ansonsten bleibt der Funktionsumfang ihres Postfachs unverändert: Sie empfangen E-Mails an ihre bekannte E-Mail-Adresse (@ruhr-uni-bochum.de) und senden auch mit der gewohnten Absender-Adresse.

Langfristig wird die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse für Studierende eingestellt. Das wird frühestens 2025 der Fall sein. Der genaue Zeitpunkt steht wegen der technischen Vorbereitung noch nicht fest, wird aber mit ausreichend Vorlaufzeit bekanntgegeben. Die Studierenden werden gebeten, die lange Übergangszeit zu nutzen und die Nutzung ihres E-Mail-Postfachs schon jetzt auf die @edu-Adresse umzustellen, indem sie zum Beispiel ihre Kontakte auffordern, nur noch an die neue Adresse zu schreiben.

Vorteil der Alias-Adressen: Alle Studierenden sind nun einheitlich über eine @edu.ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar. Studierende, Dozenten und Dekanate können also bereits jetzt schon ihre Kontakte und E-Mail-Verteiler auf die neuen Adressen umstellen.

Studierende werden noch per E-Mail informiert. Weitere Informationen zum neuen E-Mail-Konzept sowie mögliche Updates stehen auf der Webseite von IT.SERVICES.

Update vom 9.5.2023

Die Umsetzung des Konzepts geht in die nächste Phase: Seit Anfang Mai 2023 erhalten neue Studierende bei der Einschreibung eine @edu.ruhr-uni-bochum.de-Adresse. Bestandsstudierende, die noch eine @ruhr-uni-bochum.de-Adresse haben, bekommen zeitnah zusätzlich eine @edu.ruhr-uni-bochum.de als sogenannten Alias. Dieser Alias ist mit dem bestehenden RUB-Konto verknüpft. So werden zukünftig alle Studierenden über eine @edu.ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar sein.

Für Ehemalige erfolgt die Umstellung zu einem späteren Zeitpunkt, da die einzelnen Systeme noch an die Änderungen angepasst werden müssen. IT.SERVICES informiert die betroffenen Personen rechtzeitig, sobald die Umstellung ansteht.

Weitere Informationen zum neuen E-Mail-Konzept sowie mögliche Updates stehen auf der Webseite von IT.SERVICES.

Update vom 25.8.2022

Die Umsetzung des neuen E-Mail-Konzepts ist gestartet. Seit dem 15. August 2022 werden zunächst die Mail-Adressen der Universitätsverwaltung (bisher @uv.ruhr-uni-bochum.de) umgestellt. Für Studierende und Alumni erfolgt die Umstellung zu einem späteren Zeitpunkt, da die einzelnen Systeme noch an die Änderungen angepasst werden müssen. IT.SERVICES informiert die betroffenen Personen rechtzeitig, sobald die Umstellung ansteht.

Weitere Informationen zum neuen E-Mail-Konzept sowie mögliche Updates stehen auf der Webseite von IT.SERVICES.

Ursprüngliche Meldung

Das Rektorat hat im August 2021 ein neues Konzept beschlossen, das die E-Mail-Kommunikation an der RUB auf eine neue Basis stellt. Der Leitgedanke: Es soll transparent erkennbar sein, in welcher Rolle RUB-Mitglieder agieren und ob sie aktiv an der RUB tätig sind beziehungsweise studieren.

Die gesamtheitliche Lösung wird sukzessive ab dem Sommersemester 2022 umgesetzt. Bis die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, können alle RUB-Mitglieder ihre E-Mail-Postfächer in gewohnter Weise nutzen.

Mehr eindeutige E-Mail-Adressen möglich

Das neue Konzept fördert nicht nur eine eindeutige und transparente Kommunikation, sondern hat auch einen weiteren, praktischen Hintergrund: Im sogenannten Namensraum für die Adressenvergabe unter der Domain ruhr-uni-bochum.de ist es inzwischen eng geworden. Seit Mitte der 1990er-Jahre werden E-Mail-Adressen mit dem jeweiligen Klarnamen an alle Beschäftigten und Studierenden vergeben – rund 200.000 Adressen sind im Laufe der Zeit entstanden.

Natürlich kommt es dabei zu Dopplungen; etwa 400 sind es derzeit pro Jahr. Wer einen gängigen Namen hat, etwa Thomas Müller, der muss der Unterscheidbarkeit halber seine Adresse mit kryptischen Zusätzen versehen lassen. Das wird sich in Zukunft deutlich verbessern, denn es wird drei Subdomains geben.

Neu: Drei Subdomains

• @edu.ruhr-uni-bochum.de für Studierende
• @ruhr-uni-bochum.de für alle, die an der RUB tätig sind
• @alum.ruhr-uni-bochum.de für Ehemalige (alle Personen, die an der RUB studiert oder gearbeitet haben)*

Die klare Aufteilung in diese verschiedenen Bereiche macht sofort deutlich, in welcher Rolle jemand kommuniziert. Außerdem bieten die drei Subdomains mehr Raum für die Adressvergabe.

So wird umgestellt

Ab dem Sommersemester 2022 wird die Nutzung der @uv.ruhr-uni-bochum.de-Adresse für Beschäftigte der Verwaltung sukzessive auf die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse umgestellt. Ebenso umgestellt werden die Adressen der Studierenden: von bislang @ruhr-uni-bochum.de auf @edu.ruhr-uni-bochum.de. Neue Studierende, die sich zum Zeitpunkt der Umstellung einschreiben, erhalten bereits eine edu.ruhr-uni-bochum.de-Adresse.

Des Weiteren gilt: Ehemalige Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler können unter bestimmten Voraussetzungen weiter über ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar bleiben. Welche das sind, steht in den FAQ von IT.SERVICES. Für die anderen Statusgruppen gilt diese Option nicht. Jedoch ist mit der @alum.ruhr-uni-bochum.de-Adresse eine Verbundenheit mit der RUB-Community weiterhin sichtbar.

Großzügige Übergangsfristen

Nach dem Beschluss des Rektorats wird nun die technische Umsetzung vorbereitet und Lösungen ausgearbeitet, die eine möglichst reibungslose Umstellung ermöglichen. Bis die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, können alle RUB-Mitglieder ihre E-Mail-Postfächer in gewohnter Weise nutzen. Alle Statusgruppen werden kontinuierlich und mit Vorlauf über die Änderungen informiert. Während der Umstellung wird es großzügige Übergangsfristen und Karenzzeiten geben. Weitere Informationen und technische Details stehen in den FAQ von IT.SERVICES.

Erstmals klar geregelt

Seit der Einführung der E-Mail-Kommunikation an der RUB vor über 25 Jahren haben sich die Anforderungen an den digitalen Informationsaustausch weiterentwickelt. Die Strukturen, die über die Jahrzehnte wuchsen, sind inzwischen nicht mehr zeitgemäß. „Mit dieser neuen Regelung haben wir nun erstmals ein umfassendes Konzept für die E-Mail-Nutzung in unserer großen und stetig wachsenden Community, für den gesamten Campus und alle Ehemaligen“, so Kanzlerin Dr. Christina Reinhardt. „Dem Rektorat ist bewusst, dass die Umstellung sicherlich nicht ganz einfach ist, weil viele an ihrer RUB-Adresse hängen. Wir hoffen aber auf das Verständnis und die Mitarbeit der RUB-Community.“

Bei der Entwicklung des Konzepts wurden die Interessen aller Gruppen einbezogen und der bestmögliche Kompromiss gefunden. Die neue Regelung dient nicht zuletzt der Sicherheit und wird auch die Digitalisierung der RUB in allen Bereichen wesentlich unterstützen.

*Die ursprünglich verabschiedete Subdomain „@alumni.rub.de“ wurde nachträglich in die geschlechtsneutrale Form „@alum.rub.de“ geändert.