Themenwoche Digital total Erst optimieren, dann digitalisieren
Dienstleistungen zu jeder Zeit an jedem Ort abrufen – mit diesem Ziel ist ein groß angelegtes Programm angelaufen. Was ist schon passiert, was noch geplant?
Urlaub beantragen oder eine Bedienstetenkarte bestellen: Viele Angebote können RUB-Beschäftigte bereits online nutzen. Andere sollen nach und nach digitalisiert werden. Wie die Verwaltung dies strukturiert und mit dem Blick fürs Ganze angeht, erläutert Kanzlerin Dr. Christina Reinhardt im Interview.
Prozessorientierung und Digitalisierung – was hat es damit auf sich, Frau Reinhardt?
Nutzer sind heutzutage daran gewöhnt, alle möglichen Dienstleistungen zeit- und ortsunabhängig und ohne Medienbrüche online abzurufen – beim Buchen einer Reise genauso wie beim Einkaufen im Onlineshop. Die Kunden erwarten das immer mehr. Daraus ergab sich die Frage, wie wir uns eigentlich unsere Verwaltung in der Zukunft vorstellen. Und wie wir es schaffen, unsere Dienstleistungen eben auch so zu gestalten – ganz gleich, ob ich einen Dienstreiseantrag stelle oder mich an der RUB bewerbe. Dafür haben wir das Programm Prozessorientierung und Digitalisierung aufgelegt.
Programm klingt langfristig?
Ja, weil es zeitlich nicht begrenzt ist. Man darf nicht erwarten, dass das in zwei Jahren alles komplett erledigt ist – das wird länger dauern.
Bezieht sich das nur auf die Verwaltung?
Nein. Es betrifft die gesamte Universität – und damit natürlich auch die Dezernate der Verwaltung.
Welche konkreten Abläufe werden digitalisiert?
Es ist ja nicht so, dass wir in der Verwaltung bei null anfangen. Urlaubsanträge in der Verwaltung sind bereits digitalisiert, die Mitbestimmung der Personalräte unterstützen wir mit einem digitalen Workflow, ebenso die Bewerbung und Zulassung der Studierenden. Wir haben schon ganz viele Initiativen von IT-affinen, engagierten Leuten, die in ihren Bereichen die Notwendigkeit sehen, Prozesse zu digitalisieren oder auf Softwareunterstützung zurückzugreifen. Bisher hatten wir aber keine einheitliche Strategie, die diese Prozesse aufeinander bezogen und abgestimmt hat.
Wir fühlen uns dem Grundsatz verpflichtet, dass wir keine schlechten Prozesse digitalisieren.
Bedeutet das, dass nun alle Prozesse digital aufgesetzt werden?
Wir fühlen uns dem Grundsatz verpflichtet, dass wir keine schlechten Prozesse digitalisieren. Das heißt, dass wir uns im Sinne einer Bereinigung die Prozesse genau anschauen und bei jedem einzelnen fragen: Ist das sinnvoll, kann man den Prozess schlanker machen, hakt es an Schnittstellen? Wir wollen die Prozesse also da, wo nötig, zuerst verbessern und dann digitalisieren. Daher gilt: Prozessoptimierung vor Digitalisierung.
Wie wird das konkret umgesetzt?
In mehreren Schritten. Zunächst sind Digitalisierungssteckbriefe in der Verwaltung erstellt worden, um einen vollständigen Überblick zu bekommen. Dabei sind insgesamt 59 Projekte beschrieben worden, die aktuell in der Umsetzung sind oder geplant werden. Jetzt geht es darum, daraus solche zu identifizieren, von denen wir uns sogenannte quick wins versprechen – das sind Prozesse, die nicht so komplex sind und die sich relativ schnell digitalisieren lassen. Die Nutzer sollen dadurch schon mal ein Gefühl dafür bekommen, wie das später aussehen kann.
In einem dieser Pilotprojekte haben wir zum Beispiel die Administration des internen Fortbildungsprogramms im Serviceportal für die Beschäftigten digitalisiert – vom Angebot über die Anmeldung bis zur Verwaltung der Kurse läuft das nun seit dem 1. September 2018 komplett papierlos.
Sortieren – bewerten – priorisieren.
Wo und wie werden die Prioritäten gesetzt?
Im Moment sind wir dabei, alle eingereichten Projekte zu sortieren, zu bewerten und zu priorisieren. Hohe Priorität haben die Prozesse, die großen Aufwand verursachen, die Massengeschäft sind und wo Standardisierung einen starken Effekt hat. Das sind vor allem drei große Bereiche: Beschaffung und E-Rechnung; Bewerbungsmanagement und Personaleinstellung; Ausbau des Serviceportals zum zentralen Intranet für alle Beschäftigten.
Wo stehen wir im Vergleich zu anderen?
Ich würde sagen im Mittelfeld. Manche Hochschulen haben noch gar nicht richtig angefangen, manche haben zum Beispiel vor fünf Jahren auf SAP umgestellt, hatten sich jedoch wenig mit dem Thema Prozessorientierung beschäftigt und müssen jetzt viel nacharbeiten. Wir müssen an der RUB zwei wesentliche Voraussetzungen für die weitere Digitalisierung schaffen: Das ist zum einen ein durchdachtes Identity-Management mit nur noch einer digitalen Identität und zum anderen ein zentrales Dokumentenmanagement.
Außerdem müssen wir darauf achten, dass nicht jede Hochschule für sich das Rad neu erfindet, sondern dass wir uns austauschen und einer vom anderen lernt. Das klappt auf Landesebene im Kreis der Kanzlerinnen und Kanzler schon gut und ist sehr hilfreich.
