Technik und Verwaltung

Aktiv die Arbeitsumgebung mitgestalten

Der Experimentierraum „Seitenwechsel“ bringt Beschäftigte unterschiedlicher Bereiche zusammen. Das Ziel: voneinander lernen, das gegenseitige Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen Organisationseinheiten fördern.

Elf Beschäftigte aus Technik und Verwaltung haben die Chance zum Seitenwechsel genutzt und zwischen ein und drei Tagen in anderen Organisationseinheiten hospitiert. Zu ihnen gehört Dirk Weber aus dem Digital Office, der das Universitätsarchiv und die dortige Arbeit näher kennengelernt hat. Seine Tandempartnerin, Archivleiterin Katrin Klimetzek, und ihr Team ließen ihn zwei Tage lang über die Schulter blicken. Über ihre Erfahrungen berichten die beiden im Interview.

Herr Weber, was hat Sie an dem Perspektivwechsel interessiert und warum gerade das Uniarchiv?
Dirk Weber: Ich fand grundsätzlich die Idee sehr gut. Das Archiv kannte ich bis zum Tag der offenen Tür im Frühjahr aus eigenem Erleben noch nicht. Doch es gibt viele Schnittpunkte zwischen meinen Aufgaben im Digital Office und denen des Archivs, da ich mich mit digitaler Aktenführung beschäftige. Ich finde diesen Zusammenhang sehr spannend: In „meinem“ Prozess rund um die elektronische Studierendenakte werden digitale Akten angelegt und eines Tages landen diese im Archiv. Dort würde ich folglich diesen Prozess von hinten betrachten können. Hinzukommt, dass ich von Hause aus großes Interesse an Historischem habe. Ich habe auch Geschichtswissenschaft studiert.

Was haben Sie im Archiv gelernt?
Dirk Weber: Katrin und ihr Team hatten für mich ein Programm ausgearbeitet, das die beiden Tage perfekt ausgefüllt hat. Dabei habe ich den gesamten Lebenszyklus einer Akte kennengelernt. Zunächst haben wir Akten übernommen, sind zu diesem Zweck extra zu einer Einrichtung der RUB gefahren. Ich durfte dabei sein. Dann habe ich Einblick bekommen, wie abgegebene Akten zuzuordnen sind, was sie fürs Uniarchiv bedeuten, wo sie abgelegt werden müssen und so weiter. Später habe ich zwei ausgewählte Akten einerseits in die Archivsoftware ACTApro überführt, andererseits fachgerecht umgebettet. Das Umbetten einer Akte bedeutet, dass ich alle Papiere aus dem ursprünglichen Ordner heraushole, dabei unter anderem auch Heftklammern entferne, und diese Papiere anschließend in einem speziellen Archivordner abhefte. Ach ja, außerdem habe ich Dias am Hochleistungsscanner digitalisiert.

Katrin Klimetzek: Ganz kurz zur Ergänzung. Wir haben im Archiv einen Ablaufplan mit allen relevanten Aufgaben, die wir Praktikanten oder Hospitanten gerne näherbringen möchten. Hauptbetreuerin ist im Übrigen meine Stellvertreterin Carina Kahle, aber alle aus dem Team unterstützen sie und bringen ihre jeweilige Expertise ein – passend zum aktuellen Tagesgeschäft wurde festgelegt, wen Dirk begleiten konnte, um einen möglichst breit gefächerten Einblick zu bekommen.

Haben Sie als Gastgeberin auch etwas von der Hospitation mitnehmen können?
Katrin Klimetzek: Auf jeden Fall. Wir arbeiten gemeinsam mit dem Digital Office schon jetzt an den zukünftigen Wegen, digitale Akten übernehmen zu können. Dass wir uns jetzt persönlich kennengelernt haben, ist für die Zusammenarbeit mit Dirk sehr hilfreich. Ein kleiner Bonus ist natürlich, dass das Hospitationsprogramm zu unseren Bemühungen beitragen kann, unsere Bekanntheit und die Akzeptanz unserer Arbeit auf dem Campus stetig zu erhöhen. Mit Dirk haben wir unsere Arbeitsprozesse so darlegen können, dass für die zukünftige Zusammenarbeit eine gemeinsame Basis geschaffen wurde. Diese inner-universitäre Verbundenheit ist ungemein bestärkend für uns und unsere tägliche Arbeit.

Würden Sie es wieder tun?
Dirk Weber: Unbedingt. Die Job Hospitation ist ein sehr hilfreiches Programm, um andere Perspektiven einnehmen zu können oder um sich zu vernetzen. Eine absolute Bereicherung für die Ruhr-Uni. Ich würde auch gern noch einmal hier hospitieren, vielleicht aber auch im Studierendensekretariat, um den Anfang der Studierendenakte zu erleben.

Katrin Klimetzek: Ja. Ich würde gern wieder Gastgeberin sein. Ich könnte mir aber auch vorstellen, einmal selbst zu hospitieren, zum Beispiel im Dezernat 1.