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Das Rektorat hat im August 2021 ein neues Konzept beschlossen, das die E-Mail-Kommunikation an der RUB auf eine neue Basis stellt. Der Leitgedanke: Es soll transparent erkennbar sein, in welcher Rolle RUB-Mitglieder agieren und ob sie aktiv an der RUB tätig sind beziehungsweise studieren.

Die gesamtheitliche Lösung wird sukzessive ab dem Sommersemester 2022 umgesetzt. Bis die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, können alle RUB-Mitglieder ihre E-Mail-Postfächer in gewohnter Weise nutzen.

Mehr eindeutige E-Mail-Adressen möglich

Das neue Konzept fördert nicht nur eine eindeutige und transparente Kommunikation, sondern hat auch einen weiteren, praktischen Hintergrund: Im sogenannten Namensraum für die Adressenvergabe unter der Domain ruhr-uni-bochum.de ist es inzwischen eng geworden. Seit Mitte der 1990er-Jahre werden E-Mail-Adressen mit dem jeweiligen Klarnamen an alle Beschäftigten und Studierenden vergeben – rund 200.000 Adressen sind im Laufe der Zeit entstanden.

Natürlich kommt es dabei zu Dopplungen; etwa 400 sind es derzeit pro Jahr. Wer einen gängigen Namen hat, etwa Thomas Müller, der muss der Unterscheidbarkeit halber seine Adresse mit kryptischen Zusätzen versehen lassen. Das wird sich in Zukunft deutlich verbessern, denn es wird drei Subdomains geben.

Neu: Drei Subdomains

• @edu.ruhr-uni-bochum.de für Studierende
• @ruhr-uni-bochum.de für alle, die an der RUB tätig sind
• @alumni.ruhr-uni-bochum.de für Ehemalige (alle Personen, die an der RUB studiert oder gearbeitet haben)

Die klare Aufteilung in diese verschiedenen Bereiche macht sofort deutlich, in welcher Rolle jemand kommuniziert. Außerdem bieten die drei Subdomains mehr Raum für die Adressvergabe.

So wird umgestellt

Ab dem Sommersemester 2022 wird die Nutzung der @uv.ruhr-uni-bochum.de-Adresse für Beschäftigte der Verwaltung sukzessive auf die @ruhr-uni-bochum.de-Adresse umgestellt. Ebenso umgestellt werden die Adressen der Studierenden: von bislang @ruhr-uni-bochum.de auf @edu.ruhr-uni-bochum.de. Neue Studierende, die sich zum Zeitpunkt der Umstellung einschreiben, erhalten bereits eine edu.ruhr-uni-bochum.de-Adresse.

Des Weiteren gilt: Ehemalige Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler können unter bestimmten Voraussetzungen weiter über ihre @ruhr-uni-bochum.de-Adresse erreichbar bleiben. Welche das sind, steht in den FAQ von IT.SERVICES. Für die anderen Statusgruppen gilt diese Option nicht. Jedoch ist mit der @alumni.ruhr-uni-bochum.de-Adresse eine Verbundenheit mit der RUB-Community weiterhin sichtbar.

Großzügige Übergangsfristen

Nach dem Beschluss des Rektorats wird nun die technische Umsetzung vorbereitet und Lösungen ausgearbeitet, die eine möglichst reibungslose Umstellung ermöglichen. Bis die technischen Voraussetzungen geschaffen sind, können alle RUB-Mitglieder ihre E-Mail-Postfächer in gewohnter Weise nutzen. Alle Statusgruppen werden kontinuierlich und mit Vorlauf über die Änderungen informiert. Während der Umstellung wird es großzügige Übergangsfristen und Karenzzeiten geben. Weitere Informationen und technische Details stehen in den FAQ von IT.SERVICES.

Erstmals klar geregelt

Seit der Einführung der E-Mail-Kommunikation an der RUB vor über 25 Jahren haben sich die Anforderungen an den digitalen Informationsaustausch weiterentwickelt. Die Strukturen, die über die Jahrzehnte wuchsen, sind inzwischen nicht mehr zeitgemäß. „Mit dieser neuen Regelung haben wir nun erstmals ein umfassendes Konzept für die E-Mail-Nutzung in unserer großen und stetig wachsenden Community, für den gesamten Campus und alle Ehemaligen“, so Kanzlerin Dr. Christina Reinhardt. „Dem Rektorat ist bewusst, dass die Umstellung sicherlich nicht ganz einfach ist, weil viele an ihrer RUB-Adresse hängen. Wir hoffen aber auf das Verständnis und die Mitarbeit der RUB-Community.“

Bei der Entwicklung des Konzepts wurden die Interessen aller Gruppen einbezogen und der bestmögliche Kompromiss gefunden. Die neue Regelung dient nicht zuletzt der Sicherheit und wird auch die Digitalisierung der RUB in allen Bereichen wesentlich unterstützen.